הטמעה – הגן על השקעתך!

הטמעה – הגן על השקעתך!

תעצרו רגע לחשוב…….רכשתם עכשיו מוצר חדש, נגיד מכונת אספרסו חדשה לבית, סביר להניח שתעשו כל מה שצריך לשמור על המכונה שהרי השקעתם סכום מכובד של כסף במוצר. תקראו טוב את חוברת ההוראות, תניחו אותה במקום בו היא תהייה בטוחה ולא תינזק, תדאגו להחליף פילטרים, תנקו אותה עם החומרים הנדרשים. אם מישהו אחר ירצה להשתמש בה תנחו אותו במדויק כיצד לתפעל אותה (שחלילה לא יקלקל אותה).

קניתם רכב חדש (שיהיה במזל!), תנהגו בזהירות, תקפידו למלא דלק בזמן ותעשו טיפולים במועד הנחוץ, תשימו לב  לנוריות חיווי שונות אשר נדלקות ותציצו בחוברת של הרכב להבין מה המשמעות ומה נחוץ לעשות.

כשאנחנו משקיעים כסף במוצר כזה או אחר- אנחנו רוצים להגן על ההשקעה שלנו ונעשה כל הדרוש לכך: נלמד היטב על המוצר ונתחזק אותו כראוי.

במאמר זה נבחן "רכישות" מסוג אחר ומדוע חייב לבצע הטמעה לכל שירות או מוצר חדש שאתם רוכשים.

עסקים וארגונים רוכשים  "מוצרים" חדשים , לדוגמא:

  • ידע ומידע
  • מערכות ממוחשבות
  • תהליכי עבודה
  • נהלים
  • תפיסות עסקיות
  • שינויים במבנה ארגוני
  • שינויים במרכיבי תפקיד

מטרת רכישת ה"מוצרים" החדשים היא להקנות לעסק או לארגון ידע חדש, לייצר שינויי תפיסה, לבצע שינויים פנימיים וחיצוניים על מנת להתייעל ולעמוד בתנאי השוק התחרותיים. רכישות מהסוג הזה הינן רכישות כבדות משקל: הן מבחינת העלויות והן מבחינת המשאבים הנדרשים על מנת לבצע את השינוי.

לכן כל עסק או ארגון אשר מכניס "מוצר" חדש, מן הראוי שיגן על ההשקעה שלו. תהליך הרכישה או השינוי אינו מסתיים רק בהכנסת ה"מוצר" החדש לארגון, אלא ממשיך בלימוד העובדים והמנהלים בעזרת הדרכות או סדנאות (על פי הצורך) ומסתיים בתהליכי יישום והטמעה.

מהי הטמעה?

הטמעה הינה תהליך בו הארגון או העסק משקיע מאמצים מרוכזים ביישום השימוש ב"מוצר" החדש שנרכש בארגון או בעסק הן אצל העובדים והן אצל המנהלים. הטמעה נדרשת כאשר מתבצע שינוי מהותי, תפיסתי או מקצועי. השקעת מאמצים משמעותה גיוס כל הגורמים הרלוונטיים: מנהלים/מומחי תוכן/אנשי מקצוע על מנת להיות בשטח ולסייע בהטמעת ה"מוצר" החדש.

מטרת ההטמעה היא לייצר מצב בו כל עובד/מנהל בארגון משתמש ב"מוצר" החדש שנרכש כחלק משגרת יומו. הטמעה אינה חייבת להיות מורכבת ומסובכת, אך היא דורשת נוכחות של מנהלים/גורמים מקצועיים רלוונטיים אשר נמצאים בשטח כדי לוודא יישום של "המוצר" החדש.

בהטמעה נסתייע בגורמים פנים ארגוניים-אנשי מחשוב, מדריכים ומנהלים. לעיתים נדרש להסתייע במטמיעים חיצוניים אשר להם יש את הידע הדרוש לבצע הטמעה כאשר היא מורכבת ורחבת היקף.

איך עושים זאת?

בואו נבחן כמה דוגמאות מעניינות:

כניסת מערכת חדשה בארגון: לעיתים הכנסת תוכנה/מערכת חדשה בארגון יוצרת שיבושים לא מעטים.השיבושים נובעים מחבלי לידה טבעיים של כניסת מערכת חדשה- תקלות, באגים, תרחישים אשר לא נצפו מראש ויש צורך לבצע שינויים והתאמות חדשות כדי לאפשר השתלבות תקינה של המערכת בדרך טבעית בשגרת העבודה. לעיתים ישנם קשיים הנובעים מתפעול שגוי של המשתמש מפאת חוסר ידע שהרי המערכת היא חדשה (היה רגיל למשהו אחר).
כאשר ארגון/עסק  עובר לשימוש במערכת חדשה חייבים לייצר מנגנון בו לעובד/מנהל יש כתובת ישירה לפנות אליהכדי לתת מענה לקושי שעולה או להסביר כיצד לתפעל את המערכת במידה ולא ברור. המנגנון יכול להיות בדמות נציג תמיכה מקצועי אשר מסתובב בשטח בין העובדים בימים הראשונים, או נציג תמיכה טלפוני. ככל שהתמיכה תהייה יותר אינטנסיבית ומלווה בימים הראשונים, כך המערכת תקלט מהר והעובד ישתמש בה בצורה טובה ויעילה. חשוב לזכור כי ללא יצירת מנגנון התמיכה אשר מאפשר בעצם את ההטמעה של השימוש הנכון והיעיל במערכת – ההשקעה הכספית האדירה אשר הושקעה עלולה לרדת לטמיון והמטרה לשמה נרכשה התוכנה לא תושג כראוי.

 

שינוי תפיסה בעסק/ארגון: לדוגמא, שינוי תפיסת שרות פנים בארגון/עסק , יישום שינוי התפיסה טומן בחובו לא מעט קשיים. שינוי מסוג זה מייצר לעיתים חוסר נוחות אצל העובד שהרי כרגע הוא נדרש לשינוי של הרגל/התנהגות, חשיבה, תהליכי עבודה. אי הנוחות בה נמצא העובד אינו מאפשרת לו להתפנות ליישם את השינוי לו הוא נדרש. תהליך הטמעה איכותי יתרחש ברגע שההנהלה "תדבר" את התפיסה השרותית החדשה, תשמש דוגמא אישית לעובדים, תיישם הלכה למעשה את עקרונות השינוי ותנחה את עובדיה בדרך החדשה שנבחרה.

שינוי יתרחש רק כאשר נגרום לו להתרחש, עובד לבדו אינו יכול לבצע את השינוי! יש ליצור עבורו מנגנוני הטמעה איכותיים אשר יאפשרו השתלבות טבעית ומהירה של המוצר החדש.

הטמעה אפקטיבית ואיכותית תשתלב בצורה כמעט בלתי נראית בשגרת יום העובד/מנהל ללא הפרעות ויצירת רעשים בסביבת העבודה.

זכור, הטמעה היא ההגנה שלך על ההשקעה שלך!

 

Bookmark the permalink.

Comments are closed